Dokumen POAC

Pengertian P.O.A.C. 

  Dunia Manajemen sebagian besar menggunakan POAC (Planning, Organizing, Actuating dan Controlling). Prinsip Manajemen POAC ini sangat banyak sekali digunakan oleh organisasi kecil maupun besar yang bertujan untuk lebih mengembangkan dan mengelola organisasi mereka.

Berikut ini adalah penjelasan mengenai POAC.

1.  Planning

Planning adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu dan mengembangkan rencana aktivitas kerja dalam sebuah organisasi. Perencanaan merupakan proses yang penting dari segala bentuk fungsi Manajemen, karena tanpa adanya perencanaan semua fungsi-fungsi lainnya tidak akan dapat berjalan.

Dalam perencanaan, Terdapat beberapa faktor dalam Planning yang patut untuk dipertimbangkan, yaitu :

• Specific, yaitu berarti sebuah perencanaan harus jelas apa maksut dan tujuanya beserta ruang lingkupnya.

• Measurable, yaitu suatu tingkat keberhasilan yang harus dapat diukur dari program kerja dan rencana yang dibuat.

• Achievable, yaitu sesuatu tersebut bisa tercapai dan diwujudkan, bukan hanya sekedar fiktif dan khayalan belaka.

• Realistic, yaitu sesuatu yang sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang ada, harus seimbang tetapi tetap ada tantangan didalamnya.

• Time, yaitu ada batas waktu yang jelas, sehingga bisa dinilai dan dievaluasi. 

2.  Organizing

Pengorganisasian ( Organizing ) adalah fungsi kedua dalam Manajemen. Organizing adalah proses kegiatan dalam menyusun struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber dan lingkungannya. Dengan demikian, hasil dari pengorganisasian itu berupa struktur organisasi.

Setiap tujuan disebuah organisasi pasti ingin dicapai, dan untuk meraih hal tersebut, pengorganisasian sangat berperan penting. Dalam sebuah perusahaan, pengorganisasian biasanya disusun dalam bentuk badan organisasi atau struktur organisasi, setelah tiu baru dipecah menjadi beberapa jabatan. Disinilah letak salah satu prinsip Manajemen yang membagi setiap tugas dan tanggung jawab dalam sebuah perusahaan yang dibebankan pada semua anggota organisasi menurut skill dan kemampuan masing-masing individu.

3. Actuating

Actuating ( Pelaksanaan ) adalah suatu tindakan yang mengusahakan agar semua perencanaan dan tujuan perusahaan bisa terwujud dengan baik dan seperti yang diharapkan. Jadi, pelaksanaan merupakan suatu upaya yang menggerakkan orang-orang untuk mau bekerja dengan sendirinya dan dengan kesadaran yang besar demi mengabulkan seluruh cita-cita perusahaan dengan dan secara efektif.

Perencanaan dan pengorganisasian akan berjalan kurang baik jika tidak disertai dengan pelaksanaan. Oleh karena itu, sangat dibutuhkan sekali bentuk nyata dari kerja keras, kerjasama dan kerja nyata didalamnya. Pengoptimalan seluruh sumber daya manusia yang ada juga sangat penting, terutama ditujukan untuk mencapai visi, misi dan Planning yang telah diterapkan.

Dalam poin ini, semua sumber daya manusia yang ada harus bekerja sesuai dengan tugas yang dibebankan, fungsi serta peran dan kompetensi dari masing-masing untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan tersebut.

4.  Controlling

Pengawasan ( Controlling ) adalah proses pengamatan, penentuan standar yang akan diwujudkan, menilai kinerja pelaksanaan, dan jika diperlukan mengambil tindakan korektif, sehingga pelaksanaan dapat berjalan dengan semaksimal mngkin dalam mencapai tujuan perusahaan.

Agar pekerjaan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan, maka akan dibutuhkan pengontrolan yang optimal, baik itu dalam bentuk supervisi, pengawasan, inspeksi dan audit. 

Tujuan utama dari kegiatan pengawasan adalah menciptakan kegiatan-kegiatan manajemen yang dinamis dan terwujud secara efektif dan efisien. Sesuai dengan perannya dalam sebuah organisasi, Controlling memiliki beberapa fungsi utama :

• Mencegah terjadinya penyimpangan

• Memperbaiki kelemahan dan kesalahan, serta menindak penyalahgunaan dan penyelewengan

• Mendinamisasikan organisasi serta kegiatan dalam manajemen

• Memperkuat rasa akan tanggung jawab tiap individu

• Mengambil tindakan korektif jika pelaksanaan menyimpang dari Perencanaan atau standar yang telah ditetapkan.

Violand Garden Hotel

I.      Organizing

Violand Garden atau yang dulunya kita kenal sebagai Indah Jaya Hotel adalah hotel Melati III yang berletek ditengah kota, yang berdiri sejak Tahun 1999 yang telah berganti nama pada 1 Maret 2008 menjadi yang sekarang lebih kita kenal Violand Garden Hotel. Yang dipimpin oleh Bapak Budiarto. Violand Garden Hotel memiliki 33 kamar yang berstandar hotel berbintang, dan dari 33 kamar tersebut dibagi menjadi 4 tipe kamar yaitu:

1.      Standart Room

2.      Superior Room

3.      Deluxe Room

4.      Executive Room

Dan fasilitasnya sangat lah memuaskan, seperti:

1.      Room Service 24 jam

2.      Private Mini Bar

3.      Full Air Conditioning

4.      Tv Cable

5.      Laundry Service

6.      Hot & Cold Shower

7.      Free Internet

Tak lupa juga kita dengan restorantnya yang menyajikan berbagai makanan yang sangat lezat dan menggugah selera dan juga ada ruangan meeting yang sangar cocok digunakan untuk menggelar perayaan, acara-acara, seminar, training dan pertemuan bisnis lainnya dengan pelayanan dan penyajian sesuai dengan costumer inginkan. Di Violand Garden Hotel ini memiliki 3 ruang meeting, yaitu:

1.      Lontar Meeting Room

2.      Cendrawasih Meeting Room

3.      Enggang Meeting Room

Dilihat dari susunan struktur diatas, kita telah tau bahwa dari permasing-masing dari department pasti memiliki tanggung jawab dan fungsi yang berbeda-beda. Karna itu dari masing-masing department memiliki sepervisornya yang akan mengawasi bagaimana berjalannya struktur yang ada dibawahnya. Dan baik dari back office dan front officenya saling mendukung dan terorganisir dengan baik . Mari kita bahas dari masing-masing department.

II.               P.A.C (Planning, Actualy, and Controling)

A.    Front Office Departement

Mempunyai Planning memberikan pelayanan sebaiknya dalam hal administrator konsumen check in, check out dan semua kebutuhan tamu dengan optimal. Pelayanan yang telah dilakukan sangat memuaskan bagi tamu belum ada yang mengemukakan complain. Pengontrolan dalam fasilitas dan pelayanan yang dibutuhkan oleh konsumen dan adanya pengawasan pada karyawan agar tak terjadi kesalahan.

B.     House Keeping Departement

Mempunyai planning menyediakan kamar yang sesuai dengan standart yang telah ditetapkan dan memberikan layanan yang sangat memuaskan bagi tamu. Sehingga tamu yang datang tidak akan menyesal dengan apa yang telah beliau bayar untuk sebuah kamar dan hanya semalam saja.

Yang pada kenyataannya sangatlah berjalan sesuai dengan standartnya sehingga menghasilkan pengunjung yang puas dengan pelayanannya.

Control yang dilakukan setiap hari di setiap ruangan, sehingga kuadaan ruangan terjamin dalam hal kenyamanan pelanggan.

C.     Accounting Departement

Mempunyai planning dapat mengeluarkan dana sedikit mungkin dan dapat menghasilkan keuntungan sebesar-besarnya. Yang pada kenyataan telah dilakukan dengan sangat baik dalam mengatur pengeluaran bahan mentah kitchen. Sehingga pada pengontrolannya berjalan sesuai keadaan, dimana setiap laporan ataupun nota yang didapat oleh kitchen dilaporkan pada bagian accounting dan sesuai dengan penjualan yang terjadi.

D.    Food and Beveage Departement

Mempunyai planning menyajkan makanan yang menghasilkan nilai jual yang tinggi yang berasal dari bahan-bahan yang dapat dengan mudah ditemukan dengan dana yang telah dianggarkan oleh bagian accounting dan hanya khusus bagi department Food & Beverage. Pada kenyataannya telah banyak hasil makanan yang berkualitas, dan yang dapat memuaskan pelanggan yang berkunjung. Pada pengontrolannya kami merealisasikannya dengan pengontrolan bahan-bahan yang masuk sesuai dengan bahan-bahan yang keluar yang telah menjadi makanan siap jual.

E.     HRD Departement

Kepala HRD Ibu Desi. Mempunyai planning mengatur semua karyawan sehingga dapat dengan maksimal melaksanakan tugas-tugasnya tanpa memikirkan beban yang ditanggunya, dan memastikan bahwa karyawarja bekerja dengan sungguh-sungguh dan sesuai standart. Pada kenyataannya yang telah dilakukan adalah menjamin bahwa karyawan mendapat jaminan, berupa jaminan kesehatan, jaminan hari tua, dan jaminan seandainya karyawan meminta izin atas hal yang mendadak. Pengontrolannya ialah pada karyawan seandainya memang karyawan tidak dapat hadir dapat memberi info dan memiliki surat keterangan sakit dari dokter. Atau bila berhalangan memiliki alasan yang kuat, dan di HRD inilah tempat dari penilaian karyawan khususnya karyawan baru.

F.      Sales and Marketing

Perencanaan dari Departemen Marketing ialah mengundang banyak tamu menginap ataupun mengadakan acara di Violand Garden Hotel. Yang telah dilakukan Sales and Marketing untuk mendapatkan pelanggan yang banyak dengan menyelenggarakan promosi baik melalui brosur maupun kunjungan ke instansi. Pengontrolan yang dilakukan terjadi setiap hari berupa komunikasi via telpon kami menghubungi relasi yang pernah ataupun belum pernah mengadakan kegiatan di Violand Garden Hotel.